Informativa privacy
Questa pagina spiega quali dati personali tratta Heybot, perché, per quanto tempo e con chi li condivide. È scritta per essere letta davvero: se qualcosa non è chiaro, scrivici e te lo spieghiamo.
1. Chi tratta i tuoi dati
Heybot è un prodotto di ALIS S.r.l.s., che è il titolare del trattamento per i dati raccolti su questo sito e nel pannello dei clienti.
- Ragione sociale
- ALIS S.r.l.s.
- Sede legale
- Via Pier Carlo Cadoppi 8, 42124 Reggio nell'Emilia (RE), Italia
- Partita IVA e codice fiscale
- 03009120357
- Numero REA
- RE-332273
- clienti@alis.srl
- Posta certificata
- alis@pecaruba.it
ALIS non ha l'obbligo di nominare un responsabile della protezione dei dati e non lo ha nominato. Per ogni questione sulla privacy rispondiamo agli indirizzi qui sopra.
2. Le tre situazioni, perché i ruoli cambiano
Heybot compare in tre posti diversi e in ognuno il nostro ruolo è diverso. Vale la pena distinguerli subito.
- Visiti heybot.chat, il nostro sito. Qui il titolare siamo noi.
- Scrivi al bot sul sito di un'azienda che usa Heybot. Lì il titolare è quell'azienda, che decide cosa chiedere e perché. Noi siamo il suo responsabile del trattamento: facciamo funzionare il servizio per suo conto e seguiamo le sue istruzioni.
- Sei un cliente e usi il pannello su app.heybot.chat. Qui il titolare siamo noi, per il rapporto contrattuale con te.
3. Se visiti heybot.chat
Questo sito è una pagina di presentazione. Non ha moduli di iscrizione, non ha statistiche di terze parti, non ha pubblicità e non installa cookie.
L'unica cosa che il sito salva nel tuo browser è la lingua che hai scelto, in una memoria tecnica locale chiamata hb-lang. Serve a non farti ripetere la scelta e resta sul tuo dispositivo. Il dettaglio completo è nella cookie policy.
I caratteri tipografici del sito sono ospitati sui nostri server, quindi il tuo browser non contatta fornitori esterni per visualizzare la pagina.
Il server web registra gli accessi in un registro tecnico, come fa qualunque server. Il registro serve solo alla sicurezza e alla diagnosi dei guasti e viene ruotato periodicamente. Base giuridica: il nostro interesse legittimo a tenere il servizio in piedi e al sicuro.
Se ci scrivi via email, trattiamo l'indirizzo e il contenuto del messaggio per risponderti. Base giuridica: la tua richiesta.
4. Se scrivi al bot sul sito di un'azienda
Il titolare del trattamento è l'azienda che ha messo il bot sul proprio sito. Trovi la sua informativa nel link che il bot mostra nella finestra della chat. Noi trattiamo i dati per suo conto, come responsabili, e non li usiamo per finalità nostre.
Cosa passa dal sistema
- Il testo dei messaggi che scrivi e delle risposte del bot o dell'operatore.
- Il percorso della visita: le pagine viste in quella sessione, la provenienza, il tipo di dispositivo. Serve all'operatore per capire di cosa stai parlando.
- I recapiti che lasci tu, per esempio nel modulo di richiamo o quando chiedi un appuntamento. Solo quelli che scrivi, mai raccolti di nascosto.
- Un identificativo casuale salvato nel tuo browser, che serve a riconoscere la stessa conversazione se ricarichi la pagina. Non è collegato al tuo nome.
Cosa non conserviamo
Non conserviamo il tuo indirizzo di rete in chiaro insieme alla conversazione. L'indirizzo serve solo, a monte, al server per contare le richieste e fermare gli abusi, e non finisce nello storico della chat. Non registriamo video della sessione e non ti seguiamo su altri siti.
L'azienda che usa Heybot può attivare la modalità privacy-first: in quel caso il testo dei messaggi non viene conservato affatto, restano solo il conteggio e i contatti che hai lasciato.
Non prendiamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici su di te. Il bot risponde a domande e, se glielo chiedi, raccoglie un recapito o propone un appuntamento: sono le persone dell'azienda a decidere il seguito.
5. Se sei un cliente e usi il pannello
Per darti il servizio trattiamo il tuo nome, l'indirizzo email con cui entri, il nome della tua attività, le impostazioni del bot e i documenti che colleghi come base di conoscenza. Base giuridica: l'esecuzione del contratto.
L'accesso funziona con un link che ti arriva per email e vale quindici minuti. Dopo l'ingresso il pannello ti riconosce con un cookie tecnico di sessione che dura trenta giorni. Non ci sono password da ricordare e non ci sono cookie di altro tipo.
Se colleghi un documento, un foglio di calcolo, un file o un calendario, leggiamo quel contenuto per costruire le risposte del bot. Sei tu a scegliere cosa collegare: metti dentro solo quello che vuoi che il bot sappia.
Ti mandiamo email di servizio, per esempio il link di accesso e gli avvisi sul funzionamento. Sono email necessarie al contratto, non sono pubblicità.
6. Per quanto tempo teniamo i dati
| Dato | Per quanto |
|---|---|
| Conversazioni del bot e della chat dal vivo | Le sceglie l'azienda cliente entro il tetto del suo piano: fino a 30 giorni con Start, 180 con Plus, 360 con Pro. Passato il termine vengono cancellate in automatico, ogni giorno, coi messaggi collegati. |
| Contatti lasciati nei moduli | Li gestisce l'azienda cliente, che è il titolare: chiedi a lei per la cancellazione. Noi li teniamo finché il suo servizio è attivo. |
| Dati del cliente e del suo bot | Per tutta la durata del contratto e per i trenta giorni successivi, poi si cancellano. Restano solo i documenti fiscali, che la legge impone di conservare dieci anni. |
| Registri tecnici del server | Ruotati periodicamente dal sistema, non usati per profilare nessuno. |
7. Chi altro vede i dati
Non vendiamo dati a nessuno e non li cediamo per pubblicità. Per far funzionare il servizio ci appoggiamo a questi fornitori, che trattano i dati per nostro conto.
| Fornitore | Cosa fa e cosa vede |
|---|---|
| Hivelocity, Inc. | Ospita il server su cui gira Heybot, nel centro dati di Londra, Regno Unito. Vede i dati solo in quanto stanno sui suoi dischi. |
| DeepSeek (Hangzhou DeepSeek Artificial Intelligence Co., Ltd.) | È il motore linguistico che scrive le risposte. Riceve il testo della domanda, i pezzi di documento che servono a rispondere e i messaggi precedenti della conversazione. Ha sede in Cina e lì tratta i dati. |
| Google Ireland Ltd. e Google LLC | Manda le email di servizio attraverso il server di posta, e legge i documenti, i fogli e i calendari che il cliente sceglie di collegare al proprio bot. |
Oltre a loro, i dati possono essere comunicati alle autorità quando la legge lo impone, e ai nostri consulenti tenuti al segreto professionale.
8. Dove stanno i dati e cosa esce dall'Europa
Il server di Heybot, con il database delle conversazioni, si trova nel Regno Unito. La Commissione europea ha riconosciuto al Regno Unito un livello di protezione adeguato, quindi per questi dati non serve altro.
Il punto da sapere. Il motore linguistico che genera le risposte è DeepSeek, che tratta i dati in Cina. La Cina non ha una decisione di adeguatezza della Commissione europea. Il testo delle domande e i pezzi di documento necessari a rispondere escono quindi dallo Spazio economico europeo. Non escono invece i tuoi recapiti, che restano nel nostro database.
Chi usa Heybot sul proprio sito deve tenerne conto e dirlo nella propria informativa. Consigliamo di non mettere nella base di conoscenza del bot dati personali di terzi o informazioni riservate: il bot serve a raccontare l'attività, non a custodire archivi.
9. I tuoi diritti
Il regolamento europeo 2016/679 ti riconosce questi diritti, che puoi esercitare gratuitamente e in qualsiasi momento.
- Sapere se trattiamo dati che ti riguardano e ottenerne una copia.
- Correggere quello che è sbagliato o incompleto.
- Chiedere la cancellazione, quando non abbiamo motivi per tenerli.
- Chiedere di limitare il trattamento o opporti, quando ci basiamo sull'interesse legittimo.
- Ricevere i tuoi dati in un formato leggibile da un computer e portarli altrove.
- Revocare un consenso che avevi dato, senza che questo tocchi quanto fatto prima.
- Presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, garanteprivacy.it.
Se hai scritto al bot sul sito di un'altra azienda, la richiesta va fatta a quell'azienda, che è il titolare. Se la mandi a noi la giriamo a lei e te lo diciamo.
10. Come scriverci
Per qualsiasi domanda su questa informativa o per esercitare i tuoi diritti scrivi a clienti@alis.srl, oppure alla posta certificata alis@pecaruba.it. Rispondiamo entro trenta giorni.
Quando cambia qualcosa di rilevante aggiorniamo questa pagina e cambiamo la data in cima. Le versioni precedenti restano disponibili su richiesta.